Yêu cầu công việc

1. Nhiệm vụ Thư ký chuyên trách (60%)

• Chuẩn bị tài liệu và cơ sở vật chất để tiếp đón đối tác và khách hàng đến làm việc.

• Sắp xếp lịch làm việc, công tác, họp cho ban lãnh đạo; nhắc lịch và theo dõi.

• Xây dựng nội dung và kế hoạch công việc cho lãnh đạo; soạn thảo tài liệu khi cần.

• Tiếp nhận, phân loại, theo dõi và hoàn trả các văn bản đã ký từ các phòng ban.

• Tổ chức các cuộc họp do lãnh đạo chủ trì, đồng thời làm thư ký cuộc họp.

• Là cầu nối thông tin giữa các phòng ban và ban lãnh đạo, hỗ trợ trao đổi công việc.

• Điều phối công việc, giám sát hoạt động và báo cáo tình hình hoạt động phòng ban theo yêu cầu của lãnh đạo.

• Lưu trữ hồ sơ và soạn báo cáo theo quy định và chỉ đạo.

2. Quan hệ đối ngoại và công việc khác (40%)

• Tháp tùng lãnh đạo trong các buổi làm việc với đối tác, cơ quan chức năng.

• Hỗ trợ đón tiếp đối tác, khách hàng cùng với lãnh đạo khi cần.

• Hỗ trợ tổ chức các sự kiện công ty hoặc sự kiện do lãnh đạo chủ trì.

• Xử lý các thủ tục thanh toán liên quan đến công tác phí, chi phí tiếp khách hoặc các khoản chi phí khác theo chỉ đạo.

• Thực hiện các công việc khác theo phân công của ban lãnh đạo.